Авантуре у дигиталном истраживању - Девонтхинк: Есцапинг оф Сило

Експлозија силоса, Дан Бровне, Флицкр.

У свом последњем посту објаснио сам зашто се одселим од Евернотеа као свог одредишта за истраживачки материјал. Иако сам Еверноте током последњих неколико година добио огромну употребу - и наставићу га интензивно користити у будућности - он се једноставно не може носити са количином материјала који сам бацио на њега. Или, барем, не може организирати и обрадити те информације на начин који је користан мом току рада.

У овом посту ћу вам представити зашто за организовање својих истраживачких пројеката користим другу апликацију - Девонтхинк Про Оффице (ДТПО). Девонтхинк је апликација која је намењена само Аппле-у, са облицима МацОС-а и иОС-а, па се унапред извињавамо онима који користе само Виндовс. Међутим, у последњих неколико месеци Девонтхинк је постао незаобилазни део мог процеса рада, па бих, на основу тога што знам много академика који сада користе Мац, волео да поделим како користим Девонтхинк да бих спровео своје истраживање на начин који превазилази главне недостатке Еверноте-а.

Увод у Девонтхинк

Упркос чудном имену, Девонтхинк нема никакве везе са енглеском жупанијом, ни крем-кремом. Назив се, очигледно, односи на девонски период (пре 419–359 милиона година), али какве то везе има са управљањем документима, немам појма. Девонтхинк заправо постоји већ неколико година, на неки начин предњачи Евернотеу, а његови програмери из Идаха-а учинили су много да искористе моћ Маца у управљању вашим подацима. Девонтхинк је у основи база података - или збирка засебних база података - која може да похрањује или индексира шта год желите, и док је главна продајна места Еверноте-а претрага, Девонтхинк-ова вештачка интелигенција, која аутоматски може груписати или класификовати ваше документе, као да их магијом користи. ДТПО је највиши ниво Девонтхинк-а који омогућава подршку скенеру и уграђен ОЦР (оптичко препознавање знакова) свих ваших докумената. Прилично је скупо, али за разлику од Еверноте-а није производ за претплату и покупио сам га са прилично јаким попустом за образовање. Вреди сваки пени.

Одвојене базе података - претражујте, синхронизујте и чврсто спавајте

У свом посту Еверноте објаснио сам како је један од мојих највећих проблема то што је то једна база података. Ако га користите као и ја, ваше личне ствари се мешају са вашим радним стварима, ваше приватно са професионалним, тако да без марљиве организације (било да то буде кроз одвојене свеске или либералну примену ознака), можете нехотице показати колегама све ваше рецепте за схаксхука или клипове Тима Фаррониоу који сте уграбили са интернета. Девонтхинк то превазилази омогућавајући вам постављање више база података. Када први пут покренете Девонтхинк, од вас ће се затражити да поставите базу података (Инбок база података стандардно долази). Ова база података може живети локално на вашем тврдом диску, али најновије верзије Девонтхинка такође укључују издашан низ опција синхронизације, укључујући иЦлоуд Дриве, Дропбок, ВебДав и локалну вифи синхронизацију (од којих је последња сигурна и лудо брза) . Ове опције вам омогућавају приступ базама података на свим својим Аппле уређајима, укључујући и на иОС-у са Девонтхинк то Го. Базе података могу бити заштићене лозинком, а ако се одлучите за синхронизацију, шифрирају се и ин ситу и на путу. Дакле, када је у питању безбедност, Девонтхинк има покривене све основе. Ово необвезно решење за управљање информацијама значи да сам далеко више срећан што чувам своје поверљиве датотеке, попут банковних извода, у гинормном мозгу Девонтхинка (тачније, у наменској финансијској бази података). Уз подршку за ОЦР и скенер могу наставити са постојањем светлосног папира без страха да ће се моји документи изгубити у облаку или хаковати. Но, изнад свега, то значи да могу имати засебне базе података за свој лични живот и одвојене истраживачке пројекте. То значи да када погледам своју базу података видим само релевантни материјал. Будући да су моје засебне базе података Девонтхинк лагане у поређењу с мојом бившом (огромном) базом података Еверноте, претрага је блиставо брза - много бржа од Еверноте - и могу чврсто спавати уз сазнање да нико није видео моје бројне схаксхука рецепте, осим ако их нисам желео.

Нема силовања - осим ако то не желите

Опет, други проблем који налазим код Евернотеа је тај што што више података унесете у њега, то је шири јаз између ваших чаробних Еверноте докумената и ваших обичних докумената у датотечном систему. Као да су ваши документи из Евернотеа позвани на неку луду забаву, где се било шта може догодити, а ваши докумената са обичним јоеом заглавили су код куће пијуцкајући сок од поморанџе. Да ли желите да организујете и претражујете документе у вашем датотечном систему, као што су пројектне датотеке или датотеке које су превелике за увоз (нпр. Филмове)? Тешко, нису позвани.

Помоћу Девонтхинк-а можете индексирати редовне датотеке на тврдом диску, као и увозити датотеке у базу података. Разлика је у томе што иако увезене датотеке постоје у бази података - а ла Еверноте - и чувају се само тамо, индексиране датотеке и даље седе у вашем датотечном систему; на њих се управо реферира Девонтхинк. Можете их отворити у Девонтхинку, претражити их, уредити и организовати како сматрате прикладним, али стварне датотеке се налазе на другом месту. Корист од тога је очигледна сваком академику који је обавио значајну количину истраживања и сакупио гомилу дигиталних докумената. Можете да организујете и претражујете своје пројектне датотеке уз релевантни референтни материјал. Можете организовати и претраживати материјал који је превелик да би стао у вашу базу података, ад хоц датотеке које не требате дуго да чувате или датотеке које из било којег разлога не би требало да буду смештене у бази података. Изнад свега, омогућава да се вашим датотекама приступа више вањских апликација истовремено, избјегавајући проблем силоирања због којег морате ставити неколико копија истих датотека у различите базе података да бисте осигурали највише функционалности (чиме заузимате непотребан простор на тврдом диску) . Дакле, мој референтни менаџер може „видети“ пдфс мојих историјских извора и користити их за израду цитата, али Девонтхинк може „видети“ исте пдфс и користити их за организовање, претраживање и напомене.

Боља организација и визуализација

Снимак екрана Девонтхинк Про Оффице-а

Као што сам раније објаснио, организационе карактеристике Еверноте-а су флексибилне, али ограничене. Означавање заобилази многе проблеме повезане са двостепеном хијерархијом складиштења (бележнице и стокови). Међутим, означавање је изузетно тешко одржати. Еверноте претрага је невероватна, и користећи своју синтаксу напредне претраге, можете да прегледате вашу базу података на концентрисанији начин. Међутим, када је у питању софистициранија организација података и визуелизација која је потребна за напредна квалитативна истраживања, Еверноте је ван своје дубине.

Сматрам да је Девонтхинк потрага једнако снажна као и Евернотеова - можда чак и више. Не само да претражује садржај ваших датотека и докумената, по Еверноте Премиум (укључујући текст ОЦР-а), већ можете да покренете и много детаљније претраге на својим датотекама, користећи Боолеове операторе. Даље, Девонтхинк има бољу подршку за сачуване претраге, са „паметним групама“ које аутоматски преузимају релевантне датотеке у складу са одређеним критеријумима. Ова функционалност је идеална за академике, посебно када је реч о визуелизацији и анализи небројених докумената. Паметне групе користим за лов на одређене кључне речи и фразе, тако да увек могу бити сигуран да ћу наћи одговарајући материјал када индексирам или увозим нове документе.

Помоћу Девонтхинк-а можете да створите онолико угнездених фасцикли колико желите поред ознака и паметних група да бисте створили високо персонализовани систем архивирања. Девонтхинк вам такође омогућава да своје документе обележите заставама и обојеним налепницама, тако да можете на први поглед видети да ли је одређени документ важан или је потребно нешто предузети. Резултат овога је да је Девонтхинк изузетно скалабилан, лако рукује огромним базама података од неколико хиљада докумената без губитка функционалности. Такође дозвољава далеко бољу визуализацију ваших података, омогућавајући вам да раздиркујете везе и размишљате о њима на нове и креативне начине (отуда, „мислите“ у Девонтхинку). Девонтхинк је стога идеалан за академске раднике, правнике и друге информационе раднике који обрађују пуно података и требају им финију контролу над начином на који је то организовано и представљено.

Вештачка интелигенција - није баш Скинет, али ипак је изузетно добро

Као што сам већ напоменуо, главна продајна места Девонтхинка је употреба „вештачке интелигенције“ за аутоматско подношење ваших докумената - функционалност која у Еверноте-у још није до краја копирана. Још увек не говоримо о нивоима вештачке интелигенције на Скинету, али Девонтхинк прилично добро ради на анализи ваших докумената на основу њиховог садржаја и метаподатака и аутоматски их групирајући или класификујући. Дакле, можете да ставите одређени историјски извор у своју базу података и Девонтхинк ће разрадити којој групи припада.

Приступачност, увоз и извоз

Једна од највећих предности Девонтхинка је та што се документи које ставите у базе података чувају у изворном формату (нпр. Доцк, ртф, пдф) и приступају целокупном датотечном систему. Индексирани документи чувају се на њиховим оригиналним локацијама у вашем датотечном систему, али чак и увезени документи унутар Девонтхинк-овог пакета базе података могу се пронаћи и претраживати помоћу Спотлигхт-а.

Напредно руковање документима Девонтхинка такође значи да су увоз и извоз заиста једноставни. Можете да увезете појединачне датотеке или целе фасцикле, а када дође време за извоз, једноставно их је извлачење из Девонтхинк-а у ваш систем датотека. А пошто су документи сачувани у оригиналном формату, не морате бринути о конверзији.

Није брига за дељење

До сада би предности Девонтхинка за дигитално истраживање требало да буду очигледне - али све апликације имају своје недостатке, а Девонтхинк има свој прави удео. Прво, сучеље је помало старомодно и неспретно - нешто из 2006. године, а не из 2016. Није нимало тако углађено као Еверноте. Иако то не утиче на његову функционалност, ако вам је стало до естетике и планирате да проведете пуно времена у базама података, то је нешто о чему ваља размислити.

Друго, Девонтхинкове функције дељења и сарадње су такође прилично основне у поређењу са Еверноте-ом. Док Еверноте има подршку за дељене преносне рачунаре, Девонтхинк користи сопствени ад хоц веб сервер за дељење ваше базе података са пријатељима и колегама преко локалне мреже. То није идеално и надам се да ће Девонтхинк с временом уврстити и напредније функције дељења, посебно оне корисне корисницима у корпоративном / пословном окружењу.

Закључак

Овај је пост био вртложан обилазак главних карактеристика Девонтхинка, које су превише бројне да бисмо их споменули у једном посту. Постоји много напреднијих функција (попут репликаната и дупликата, подршке за РСС феед и веб маркера) које Девонтхинк чине заиста идеалним за дигитално истраживање, а не само за прикупљање истраживачког материјала. Коришћењем Девонтхинка (и посебно његовог напредног соја, Девонтхинк Про Оффице), могу се превазићи многи практични недостаци Евернотеа, попут његове ограничене организације и силовања ваших важних докумената.

У следећем посту објаснићу вам како две апликације користим једни поред других да бих постигао најбоље из оба света. Иако Еверноте и Девонтхинк деле многе исте основне карактеристике (попут претраживања, индексирања и ОЦР-а), разлике у њиховим напредним сетима и имплементацији значе да оне одговарају мало другачијим сврхама. Ако обоје раде на што систематичнији могући начин, предности обе апликације могу се максимално искористити и отклонити њихове слабости. Девонтхинк би могао бити очигледан дом мог истраживачког материјала, али за оно што вреди, и даље стављам своје рецепте за схаксхука у Еверноте.

Следећи пост: Употреба Еверноте-а уз ДЕВОНтхинк

Овај чланак је првобитно објављен на ввв.цхриссиррс.цом.